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省人民政府办公厅关于印发贵州省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法的通知 (黔府办发〔2024〕7号)

2024年07月04日 10:24 阅读:285 来源:盘北经济开发区 编辑:盘北经济开发区 收藏本文

省人民政府办公厅关于印发贵州省政务服务

电子文件归档和电子档案管理

实施办法的通知

黔府办发〔2024〕7号

各市、自治州人民政府,各县(市、区、特区)人民政府,省政府各部门、各直属机构:

经省人民政府同意,现将《贵州省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法》印发给你们,请认真贯彻执行。

贵州省人民政府办公厅

2024年6月24日

(此件公开发布)

贵州省政务服务电子文件归档和

电子档案管理实施办法

第一章 总则

第一条 为推进和规范贵州省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作,根据《中华人民共和国档案法》《国务院关于在线政务服务的若干规定》《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》《政务服务事项电子文件归档规范》等有关规定和标准,结合本省实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于全省各级政务服务机构在办理政务服务事项过程中形成的,具有保存价值的各种类型电子文件归档和电子档案管理。行政处罚、行政检查等的电子文件归档和电子档案管理工作可参照执行。

第三条 贵州省政务服务电子文件归档和电子档案管理应遵循以下原则:

(一)统一规划。政务服务电子文件归档和电子档案管理工作应纳入贵州政务服务网建设总体规划,实行统筹规划、统一流程。

(二)全程管理。政务服务电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理,确保政务服务电子文件始终处于可控状态。

(三)规范标准。政务服务电子文件归档和电子档案管理工作实行全省统一的工作标准和规范,实现科学规范管理。

(四)便于利用。充分发挥政务服务电子文件高效、便捷的优势,通过贵州政务服务网、各级国家综合档案馆等渠道提供分层次、分类别共享利用。

(五)安全保密。建立安全管理体系,按照分级保护和等级保护标准对政务服务电子档案管理系统进行检测,确保电子档案管理安全、过程可溯、长期可用。

第四条 贵州省政务服务电子文件归档和电子档案管理职责分工:

(一)省档案局、省政府办公厅负责统筹协调全省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作,研究制定相关政策、规章制度和业务规范并组织实施。

(二)省大数据局与省政务服务中心负责建设和管理贵州政务服务网电子档案管理系统,协调解决重大问题,提供相应技术支持和服务保障。各级政务服务中心负责系统的使用指导和培训工作。

(三)各级档案主管部门负责指导、督促检查本级政务服务电子文件归档和电子档案管理工作,指导政务服务机构按照机关档案“三合一”制度的工作要求将政务服务事项电子档案列入本单位档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表。

(四)各级国家综合档案馆应明确政务服务电子档案移交进馆要求,建设满足电子档案长期安全管理需要的信息化基础设施、应用系统,保障政务服务电子档案规范接收、长久保存和共享利用。

(五)各级政务服务机构应明确政务服务电子文件归档和电子档案管理的责任部门或人员,负责本部门电子文件形成、办理、归档和移交工作,并依据本部门的行政权力清单、责任清单、公共服务目录等制定政务服务电子文件档案分类方案、归档范围和档案保管期限表,纳入机关档案“三合一”制度。

第五条 来源可靠、程序规范、要素合规的政务服务电子文件,可以以电子形式归档并向档案部门移交,除法律、行政法规另有规定外,不再以纸质形式归档和移交。

电子档案与传统载体档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用。

第六条 各级政务服务机构一般应使用贵州政务服务网电子档案管理系统进行政务服务电子文件归档和电子档案管理。已自行建设电子档案管理系统,开展政务服务电子文件归档和电子档案管理的,应当遵循国家有关标准规范,实现政务服务电子文件归档和电子档案全流程管理,保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第二章 电子文件的形成与归档

第七条 政务服务事项电子文件归档范围包括:

(一)反映政务服务机构主要职能活动和基本历史面貌的,对本部门工作、国家建设和历史研究具有利用价值的电子文件;

(二)政务服务机构办理行政权力事项和公共服务事项等活动中形成的,在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的电子文件;

(三)其他对政务服务机构的工作具有查考价值的电子文件。

第八条 政务服务事项电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理,按照办理事项确定保管期限,保管期限分为永久和定期。定期保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。

第九条 政务服务机构应当完整收集本单位在办理政务服务过程中形成的不同形式的应归档电子文件及其元数据。政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。涉及联合办理的政务服务事项,相关政务服务机构应当按照各自职责做好电子文件归档工作。

第十条 政务服务电子文件归档格式应当符合《政务服务事项电子文件归档规范》等国家有关标准要求,并且通用、开放、不绑定软硬件。加密的政务服务电子文件应当解除加密技术手段后归档。

第十一条 政务服务电子文件归档一般采用在线实时归档方式,不具备在线归档条件的,可采用离线归档方式,归档时间最迟不能超过事项办理完毕后的第二年6月底。

第十二条 政务服务电子文件归档步骤分为预归档和正式归档两个阶段。政务服务机构的业务人员应在政务服务事项办结后进行预归档,预归档完成后数据交换至本单位档案部门,由档案部门进行正式归档并保存。

第十三条 各级政务服务机构应当按照国家有关规定,在政务服务电子文件归档、政务服务电子档案移交等环节进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。

第三章 电子档案移交和监督检查

第十四条 使用贵州政务服务网的各级政务服务机构,应将经由本机构确认的电子档案,交由本级政务服务中心通过政务服务电子档案管理系统,统一向同级国家综合档案馆移交;使用自建业务系统办理政务服务的机构,按规定时限自行向同级国家综合档案馆移交电子档案。

各级国家综合档案馆做好本级政务服务电子档案的接收工作,提升安全管理水平,按照国家和省有关规定对接收的政务服务电子档案进行检测,确保真实性、完整性、可用性和安全性。

第十五条 省级政务服务机构对保管期限为永久的政务服务电子档案,自形成之日起5年内向省档案馆移交。市、县两级政务服务机构对保管期限为永久和定期30年以上(含30年)的政务服务电子档案,自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求或工作需要的电子档案,可以适当延长或缩短移交时间。

第十六条 政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式,不具备条件的可以采用离线移交方式。加密的政务服务事项电子档案应当解除加密技术手段后移交。

第十七条 各级政务服务机构应明确本单位政务服务电子档案的共享利用范围和条件,在移交时附具开放利用的意见。各级政务服务机构和国家综合档案馆应积极推进政务服务电子档案高效、便捷的共享利用。

第十八条 各级档案主管部门会同政务服务管理部门,依据有关法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行监督检查,对发现的问题督促有关单位及时整改,违反档案管理有关法律法规规定的,依法依规予以处理。

第十九条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理,依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。

第四章 附则

第二十条 乡(镇、街道)通过贵州政务服务网形成的政务服务电子文件和电子档案,参照本办法归档和管理。

第二十一条 本办法由省档案局、省政务服务中心负责解释。

第二十二条 本办法自印发之日起施行。